Czy podczas procesu rekrutacyjnego od kandydatów do pracy należy uzyskać oświadczenia, że został wobec nich wypełniony obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 RODO?
Odpowiedź:
Administrator jakim w danym przypadku jest potencjalny pracodawca kandydatów do pracy, musi zrealizować obowiązek informacyjny, niekoniecznie odbierać w tym zakresie pisemne oświadczenie kandydata do pracy. Takie działanie podmiotu danych osobowych nie jest wymagane.
Uzasadnienie:
Artykuł 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO, formułuje obowiązek informacyjny, który aktualizuje się wobec administratora w przypadku pozyskiwania przez niego danych od podmiotu danych. Przepis ten nie statuuje obowiązku pobierania oświadczenia bądź innego potwierdzenia, że podmiot danych “kandydat do pracy” został skutecznie poinformowany.
Katalog informacji przekazywanych w związku z realizacją obowiązku informacyjnego, gdy dane pozyskiwane są od osoby, której dane dotyczą (kandydata do pracy), może być przekazywany nawet bez jej fizycznej obecności w miejscu pozyskiwania jej danych. Rekrutacja może być prowadzona nawet on-line np. przez formularz elektroniczny, ale także w formie nagranej rozmowy telefonicznej. Istotne w tym przepisie (art. 13) jest to, że administrator podczas pozyskiwania danych osobowych “kandydata do pracy” podaje jej wszystkie następujące informacje:
– swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
– gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
– cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania;
– jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią;
– informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
– gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Ponadto, podawane są dane niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania wskazane w przepisie.
Ani ten przepis RODO, ani art. 221 § 1 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy, który określa zakres danych jakich można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, nie wymagają odbierania oświadczenia o tym, że wobec “kandydata do pracy”/osoby, od której pobierane są dane, zrealizowany został obowiązek informacyjny zgodny z RODO. W literaturze podkreśla się, że realizacja przedmiotowego obowiązku (z art. 13 RODO) wymaga aktywnego działania po stronie administratora i osób, które go reprezentują, a żadna dodatkowa inicjatywa podmiotu danych nie jest tu konieczna (tak J. Łuczak [w:] RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Komentarz, red. E. Bielak-Jomaa, red. D. Lubasz, Warszawa 2018, s. 480).
Odpowiadając więc wprost na pytanie zawarte na wstępie należy odpowiedzieć, że podczas procesu rekrutacyjnego nie istnieje ustawowy nakaz pobierania oświadczenia od kandydatów do pracy, że wobec nich został wypełniony obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Można tego rodzaju potwierdzenie uzyskać od kandydata, ale ustawodawca unijny nie oczekuje pisemnego oświadczenia podmiotu danych o realizacji wobec niego obowiązku informacyjnego. Kandydat musi zostać poinformowany, a administrator po prostu powinien móc to wykazać.